El tiempo, ese recurso que esta en nuestras manos, pero que desaparece casi siempre, mucho antes de lo que queremos. Cuando desempeñas posiciones de dirección, tu tiempo es uno de los recursos más valiosos que tienes a tu disposición. Por esta razón, es esencial que sepas cómo gestionarlo de manera efectiva para poder alcanzar tus objetivos y maximizar tu productividad. Quiero compartir contigo algunas de las técnicas y estrategias que te ayudarán a gestionar tu tiempo de manera más eficiente.
La primera técnica es utilizar una agenda o un calendario. Parece muy sencillo, y lo es, entonces, ¿Cuál es el motivo por el que no lo haces?
Estas herramientas te permitirán tener una visión general de tus compromisos y responsabilidades, lo que te ayudará a planificar tu tiempo de manera efectiva. Asegúrate de incluir tanto las reuniones y compromisos programados como los plazos y tareas pendientes. Yo, incluso, suelo incluir mis compromisos personales, de forma que no se me escapa nada, o tengo que anular cualquier acto porque se me han “solapado” una reunión con una cita privada por ejemplo. Si utilizas una agenda digital, asegúrate de que esté sincronizada con todos tus dispositivos para que puedas acceder a ella en cualquier momento (parece una tonteria, lo es, pero si no lo haces, estarás perdido).
Otra técnica es la planificación y priorización de tareas. Haz una lista de todas las tareas pendientes y clasifícalas por orden de importancia y urgencia. Puedes utilizar un simple folio y escribir en el mismo la lista, también te sirve una pizarra o una pagina de Word, el soporte da igual. Esto te ayudará a enfocar tus esfuerzos en las tareas que son más importantes y a asegurarte de que se completan a tiempo. Recuerda que no todas las tareas son igualmente importantes (la gestión de importancias es otra técnica, de la que te hablare en el futuro), por lo que debes enfocarte en aquellas que tienen un impacto significativo en tu trabajo.
Además, es importante establecer un horario diario y semanal que te permita administrar tu tiempo de manera efectiva. Asegúrate de asignar tiempo específico para la planificación y la revisión de proyectos. Te recomiendo hacer esto a última hora de un viernes por ejemplo, te dará la visión completa y plena de la siguiente semana. Si tienes un equipo a tu cargo, asegúrate de dedicar tiempo a la comunicación y el seguimiento de sus tareas y proyectos. No es necesario una reunión “densa”, con unos pocos minutos en una reunión online, es suficiente. Para el equipo, te recomiendo que sea a primera hora de los lunes, permite poner en marcha al personal.
Otra acción importante para gestionar tu tiempo es el uso de herramientas y tecnologías de gestión del tiempo. Hay muchas herramientas disponibles que pueden ayudarte a organizar tu tiempo de manera efectiva, desde aplicaciones para la gestión de tareas hasta herramientas de seguimiento del tiempo. Investiga y experimenta con diferentes herramientas para encontrar las que mejor se adapten a tus necesidades y estilo de trabajo. Pero si no quieres trabajar con este tipo de herramientas, simplemente “apagando” los elementos de distracción (no tener abiertas las redes sociales o apagar las notificaciones en el teléfono), ya lograras una mejor gestión.
Es importante recordar que la gestión del tiempo no se trata solo de trabajar más, sino de trabajar de manera más inteligente. Asegúrate de tomarte descansos regulares durante la jornada de trabajo, y de dedicar tiempo a actividades que te ayuden a recargar energías, como el ejercicio o la lectura dentro de tu día a día.
Y por último, debes de asegurarte establecer límites claros y definir horarios de trabajo que te permitan mantener un equilibrio saludable entre tu vida personal y profesional, más si esa labor se realiza en modelos como teletrabajo o trabajo en remoto, donde en muchas ocasiones, se pueden confundir las esferas personal y profesional.