Reunirse cada dos por tres, tener muchas reuniones parece sinónimo de tener muchas tareas que afrontar, muchas cosas que hacer, que decidir.
Pero esto de saltar de reunión en reunión, se les está escapando de las manos a la mayoría de empresas, sobre todo, después de la pandemia del covid19, que empujo de forma muy importante las reuniones en formato online. Nos dimos cuenta de que podíamos reunirnos casi sin ninguna barrera, es posible tener una reunión con tu equipo de operaciones a las 07:30 de la mañana en lugar de esperar a que todos estén en la oficina, o que también podemos hablar y tener esa reunión de seguimiento con el cliente, sin tener que desplazarnos hasta su oficina.
Pero como todo en la vida, el abuso termina pasando factura, y las reuniones, comienzan a ser un problema generalizado para las empresas. Las compañías tratan de paliar el fuerte impacto que tiene un exceso de convocatorias de reuniones, impacta de forma muy negativa en la productividad, que, precisamente, no es el fuerte de la economía española.En los tiempos en los que se intenta asentar «nuevos modelos» de trabajo como el teletrabajo, la jornada de 4 días o el trabajo por objetivos, las reuniones, el exceso de reuniones, es un obstáculo al que tienen que atacar las compañías, si no quieren fracasar. Solo tenemos que mirar que ocurre en las reuniones, da igual su estilo u objetivo de las mismas (informativas, ejecutivas, de asesoramiento y toma de decisiones, de puesta al día, de ideas o innovación) el 91% de los asistentes se distrae en las reuniones, el 73% hace otras cosas en su transcurso y nada menos que el 39% llega a echar una cabezada. Dime si no es verdad…..
El problema no son las reuniones, son una agenda plagada de reuniones, y sobre todo COMO se plantean las reuniones. Por experiencia, un porcentaje muy alto carecen primero de un objetivo, no tienen agenda, y no hay un resumen o control sobre las mismas. Digamos que estamos por estar, reproduciendo el formato presencial de «calentar la silla», pero en online; en el fondo, reproducimos los mismos errores.
Para que una reunión sea efectiva, debe de cumplir estos parámetros:
1-Tiempo: Como máximo entre 30 y 40 minutos, aunque recomiendo no superar los 30
2-Convocatoria clara: Debe de saberse quien es el organizador y guia, así como los participantes (puede que te convoquen pero no tienes nada que aportar y evitar esa reunión)
3-Objetivo: ¿Qué objetivo tiene la reunión? Antes de comenzar, es necesario que todos los participantes lo sepan y conozcan
4-Agenda: agenda clara, marcada en temas, personas y tiempos
5-Resumen y siguientes pasos: Es necesario tener un resumen de la reunión(acta), siguientes pasos y responsables. Esto, hoy día, con cualquier herramienta con Inteligencia Artificial se hace de forma inmediata
6-Horario: Hacer una reunión a las 07:30 horas o a las 19:30, no tiene ningún sentido, de no ser que sea algo de máxima urgencia. Utiliza una franja, te recomiendo entre las 09:00 y 13:00, es cuando más productivos somos, y te recomiendo evitar las reuniones por la tarde, después de comer.
Aplicando esos 6 sencillos pasos, que no es fácil, el número de reuniones se reduce a las que son imprescindibles, y estas, son mucho más productivas. No solo debes de reducir el volumen de reuniones, debes de hacer que estas sean de muy alto nivel.
Carlos Zubialde
info@carloszubialde.com